Automatisierung für Büro und Verwaltung
Routinearbeit übernimmt ein Assistent.
Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Ich automatisiere wiederkehrende Büroarbeit – in den Systemen, mit denen Ihr Team ohnehin arbeitet. Der Assistent legt an, füllt aus und bereitet vor; Ihr Team prüft und sagt „Ja“.
Keine Vorbereitung nötig. Ein Ablauf, der Ihr Team Zeit kostet, genügt als Gesprächsanlass.
- Nichts ohne Ihr „Ja“Jeder Versand braucht eine Vorschau und eine bewusste Freigabe.
- Alles in Ihrer UmgebungGebaut in Ihren Systemen – bleibt dort, auch ohne mich.
- Entwicklung mit erfundenen DatenEchte Vorgänge erst nach Ihrer Freigabe, bis dahin Testmodus.
- Ein Ablauf zuerstKlein anfangen, messen, dann entscheiden – kein Großprojekt.
Selbst bedienen · etwa zwei Minuten · Beispiel aus einer Kanzlei
Der Mandatsassistent. Vier Schritte, drei Fenster, nichts ohne Ihr „Ja“.
Sie übernehmen kurz das Sekretariat einer Kanzlei: Mandat anlegen, Vorschuss freigeben, Vollmacht nachreichen, Akteneinsicht anfordern. Denken Sie dabei an Ihren eigenen Vorgang – Auftrag, Steuermandat, Behandlungsfall oder Mietsache statt Strafmandat.
- 1 Mandat anlegen
- 2 Vorschuss senden
- 3 Vollmacht nachreichen
- 4 Akteneinsicht
Chat Mandatsassistent
Vorschläge – klicken statt tippen:
Ablage Mandatsakte
Noch keine Akte. Legen Sie im Chat ein Mandat an.
E-Mail Postausgang
Keine Entwürfe. Der Assistent legt E-Mails nur als Entwurf an – gesendet wird nach Ihrem „Ja“.
Wiedervorlagen
Der Link konnte nicht kopiert werden. Sie können ihn hier markieren und selbst kopieren:
Beispiel mit erfundenen Daten – es wird nichts versendet.
Warum Routine so viel Zeit kostet
Der Zeitfresser ist nicht die Arbeit. Es sind die Übergaben.
Ein Vorgang, fünf Programme: An jeder Grenze dazwischen wird gesucht, kopiert und nachgefragt – und an jeder Grenze kann etwas verloren gehen. Die Programme, die Sie schon nutzen, sind für diese Übergaben meist nur nicht eingerichtet.
Automatisieren oder unterstützen
Was ein Assistent ganz übernimmt – und was er nur vorbereitet.
Kanzlei, Steuerbüro, Praxis, Hausverwaltung, Handwerksbetrieb – die Aufgaben zwischen Posteingang, Ablage und Vorlage ähneln sich überall. Faustregel: Alles, was nach außen geht oder eine fachliche Einschätzung braucht, bleibt beim Menschen. Was genau, legen wir gemeinsam fest.
Übernimmt ganz
- Stammdaten und Vorgänge anlegen – mit Ordnerstruktur
- Dokumente aus Ihren Vorlagen erzeugen: Angebot, Vollmacht, Auftragsbestätigung, Schreiben
- Angaben zwischen E-Mail, Ablage und Fachsoftware übertragen
- Wiedervorlagen setzen – und wieder löschen, wenn sie erledigt sind
Bereitet vor – Sie entscheiden
- Posteingang sichten und Anfragen geordnet zur Prüfung vorlegen
- Rückfragen formulieren, wenn eine Angabe fehlt
- Fristen eintragen oder löschen – vorbereitet vom Assistenten, bestätigt von Ihnen
- Längere Unterlagen zur fachlichen Prüfung zusammenfassen
- E-Mails als Entwurf anlegen; versendet wird nach Ihrem „Ja“
Übersetzt in Ihren Betrieb: Im Handwerk kommt die Anfrage per E-Mail – der Assistent legt den Auftrag an, füllt Angebot und Auftragsbestätigung aus Ihrer Vorlage, Sie prüfen und sagen „Ja“. In der Hausverwaltung wird aus der Schadensmeldung ein Vorgang mit Handwerkeranfrage als Entwurf. Im Steuerbüro die Mandantenaufnahme mit Vollmacht, in der Praxis der neue Fall mit Schreiben aus der Vorlage. Was Ihr Fachprogramm davon zulässt, klären wir vorher.
Zusammenarbeit
Kein Großprojekt. Eine Aufgabe, ein Gespräch, dann entscheiden wir gemeinsam.
Der erste Schritt
Ein Erstgespräch als gemeinsame Bestandsaufnahme, nach der Sie klüger sind – ob mit mir oder ohne.
Wir gehen Ihre Aufgaben gemeinsam durch: Was lässt sich ganz automatisieren, was wird nur vorbereitet, was bleibt beim Menschen – und womit fangen wir an? Am Ende wissen Sie, welche Voraussetzungen das hat und was der nächste Schritt wäre.
Ob es sich lohnt, rechnen wir gemeinsam aus: Wie oft kommt die Aufgabe vor, wie lange dauert sie heute, was bleibt davon übrig, was kostet die Umsetzung, welche Lizenz- oder Verbrauchskosten kämen hinzu.
Meine Empfehlung für den Einstieg: die Aufgabe, die am häufigsten vorkommt und das geringste Risiko trägt – zum Beispiel das Anlegen neuer Vorgänge oder die Vorbereitung des Posteingangs.
- Verstehen
- Prüfen
- Testen
- Gemeinsam entscheiden
- Eine Aufgabe oder mehreredie sich wiederholen und Zeit kosten – Stichworte genügen, mehr Vorbereitung braucht es nicht.
- Eine Persondie die Aufgabe heute macht; sie weiß, wo es hakt.
- Eine Infowelche Programme Sie dafür heute nutzen – Fachsoftware, E-Mail, Ablage.
Selbstcheck · eine Minute
Lohnt sich Ihre Aufgabe? Fünf Fragen.
Denken Sie an eine konkrete Aufgabe. Je mehr „Ja“, desto eher lohnt sich ein Gespräch – Orientierung, keine Analyse.
- Kommt die Aufgabe mehrmals pro Woche vor?
- Werden dabei Angaben von einem Ort an einen anderen übertragen – aus der E-Mail in die Ablage, aus der Ablage in die Vorlage oder Fachsoftware?
- Gibt es feste Regeln oder Vorlagen, die meist gleich bleiben?
- Läuft die Aufgabe am Computer – in E-Mail, Ablage, Dokumenten oder Fachsoftware?
- Kann ein Mensch das Ergebnis vor dem Versand kurz prüfen?
0 von 5 beantwortet mit „Ja“
Beantworten Sie alle fünf Fragen, dann erscheint hier meine Einschätzung.
Diese Aufgabe im Erstgespräch besprechenÜber mich
Ihr Ansprechpartner: Daniel Dieser.
Den Assistenten oben habe ich für eine Strafrechtskanzlei von Grund auf entwickelt: Datenmodell, Abläufe, Vorlagen, Freigabelogik und Testprotokoll.
Mein Anspruch: Ihr Team versteht jeden Schritt und trifft jede Entscheidung selbst. Deshalb baue ich Prüfschritte ein, statt sie wegzuoptimieren.
Einwände, offen beantwortet
Was Betriebe zuerst fragen – und was ich darauf antworte.
Dürfen wir einem externen Entwickler überhaupt vertrauliche Kundendaten anvertrauen?
Für die Entwicklung müssen Sie das nicht. Ich baue und teste mit erfundenen Daten in Ihrer eigenen Umgebung, nicht auf meinen Systemen; echte Vorgänge kommen erst nach Ihrer Freigabe dazu. Bevor ich überhaupt Zugriff erhalte, unterschreibe ich eine Verschwiegenheitserklärung. Welche Rechte ich für die Einrichtung brauche, legen wir vorher fest; vergeben und entziehen können Sie sie selbst, weil alles in Ihrer Umgebung liegt.
Was ist, wenn Sie morgen nicht mehr verfügbar sind?
Ich arbeite allein, deshalb ist die Frage berechtigt. Dann bleibt alles, was gebaut wurde, bei Ihnen. Die Assistenten liegen in Ihrer eigenen Umgebung, bestehen aus Standardbausteinen Ihrer Systeme und sind so dokumentiert, dass ein anderer Dienstleister sie übernehmen kann. Sie bekommen die Bausteine als Exportdateien, eine Einstellungsübersicht, das Testprotokoll und eine Rückbau-Anleitung. Kein Abo, das mit mir endet.
Was braucht die Umsetzung von meinem Team – und wer kümmert sich danach?
Drei Dinge: die Zugänge, die wir in der Bestandsaufnahme festgelegt haben; Ihre Vorlagen; und eine Person, die die Aufgabe heute macht und den Assistenten mit erfundenen Daten ausprobiert, bevor Sie den Echtbetrieb freigeben. Wer bei Ihnen Zugänge einrichtet – Sie selbst, Ihr IT-Dienstleister oder der Hersteller Ihrer Software – klären wir vorher. Für die Zeit danach legen wir fest, bevor der Echtbetrieb startet, wer bei Störungen Ansprechpartner ist und wie Anpassungen abgerechnet werden. Ein Abo gibt es nicht, und weil alles in Ihrer Umgebung liegt, sind Sie dabei nicht an mich gebunden.
Wie steht es um den Datenschutz?
Die Verarbeitung bleibt in Ihrer eigenen Umgebung – unter den Verträgen und Einstellungen, die Sie mit Ihren Anbietern ohnehin haben. Nichts läuft über Server von mir, nichts geht an öffentliche KI-Dienste. Ob für eine Aufgabe ein Sprachmodell arbeitet und bei welchem Ihrer Anbieter es läuft, hängt von der Aufgabe ab – das halten wir mit den Datenflüssen fest, bevor echte Daten dazukommen, und prüfen, ob Ihre bestehenden Anbieterverträge das abdecken. Welche Daten wo verarbeitet werden, halten wir für jede Lösung fest, damit Sie Datenschutzerklärung und Verarbeitungsverzeichnis ergänzen können. Was darüber hinaus für Ihre Branche gilt – eine förmliche Verpflichtung als mitwirkende Person beim Berufsgeheimnis, ein Auftragsverarbeitungsvertrag, die Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten – klären wir vor dem ersten Zugriff auf Ihre Umgebung, nicht danach.
Passt das zu unserer Fachsoftware?
Das lässt sich erst nach Prüfung des konkreten Systems und seiner Schnittstellen sagen. Manche Fachsoftware lässt sich anbinden, manche nur über Export und Import, manche gar nicht; dann übernimmt der Assistent die Schritte davor und danach, und das Übertragen bleibt beim Menschen. Das klären wir in der Bestandsaufnahme.
Reichen unsere vorhandenen Lizenzen?
Gemeint sind die Anbieter, die Sie heute schon für E-Mail, Ablage oder Fachsoftware nutzen. Ob deren Tarife reichen, hängt von der geplanten Aufgabe ab; für bestimmte Funktionen können zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten entstehen. Was für Ihren Fall gilt, steht im Angebot – eine pauschale Zusage wäre nicht belastbar.
Was passiert, wenn ein Ergebnis falsch ist?
Dann darf es nichts auslösen. Alles, was nach außen geht, wird vorher angezeigt und braucht ein „Ja“. Was ein Assistent ganz automatisch erledigt, folgt festen Regeln, die wir vorher vereinbaren. In der Demo sehen Sie das Prinzip: Ohne unterschriebene Vollmacht wird kein Akteneinsichtsgesuch vorbereitet. Wie streng geprüft wird, richtet sich nach dem Risiko der jeweiligen Aufgabe – das legen wir gemeinsam fest, nicht pauschal. Wer einsteht, wenn trotzdem etwas schiefgeht – Haftung, Versicherung – klären wir im Erstgespräch, vor jedem Zugriff auf echte Daten.
Was kostet die Zusammenarbeit?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Danach erhalten Sie ein individuelles, schriftliches Angebot nach Aufwand für die vereinbarten Aufgaben – mit Umfang, Annahmen und dem, was nicht enthalten ist. Lizenz- oder Verbrauchskosten Ihrer Anbieter können hinzukommen; welche, steht im Angebot. Kein Abo, keine Software von mir.
Kontakt
Welche Aufgabe beschäftigt Ihr Team?
Beschreiben Sie die Aufgabe kurz und allgemein – Stichworte genügen. Bitte senden Sie keine Kunden-, Mandanten- oder Patientendaten und keine vertraulichen Unterlagen.
Direkt per E-Mail: danieldieseraiconsulting@gmail.com
Telefon: 0171 7063506